Die elektronische Rechnung ist keine Zukunftsvision mehr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen, die insbesondere für kleinere Kioske und Lotto-Annahmestellen wichtig sind. Ein ergänzendes Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2026 präzisiert weitere Praxisfragen.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Gemeint ist eine Rechnung in einem vorgeschriebenen strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate. Eine gewöhnliche per E-Mail verschickte PDF-Datei ist im Sinne der neuen Regel grundsätzlich noch keine solche strukturierte E-Rechnung.
Welche Fristen gelten?
- Seit 1. Januar 2025: Der Empfang inländischer B2B-E-Rechnungen muss grundsätzlich möglich sein.
- Bis Ende 2026: Für das Ausstellen dürfen im inländischen B2B-Bereich übergangsweise noch sonstige Rechnungen verwendet werden; bei bestimmten elektronischen Formaten ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
- Im Jahr 2027: Wer als Rechnungsaussteller im Vorjahr einen maßgeblichen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro hatte, kann die Übergangsregel grundsätzlich bis Ende 2027 nutzen.
- Ab 1. Januar 2028: Die allgemeine Ausstellungspflicht für betroffene inländische B2B-Umsätze greift nach dem regulären Stufenplan umfassend.
Was bedeutet das für den Ladenalltag?
Ein normaler Verkauf an private Endkunden an der Ladenkasse ist nicht automatisch von der neuen Pflicht zur Ausstellung einer inländischen B2B-E-Rechnung erfasst. Anders kann es bei Leistungen und Lieferungen an andere Unternehmer sein. Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen, und besondere Umsatzkonstellationen müssen getrennt geprüft werden.
Für Betreiber empfiehlt sich, den Rechnungseingang zu organisieren, mit der Steuerberatung das Kassen- und Buchhaltungssystem abzugleichen und zu prüfen, ob die eigene Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen kann. Auch Aufbewahrung und lesbare Darstellung strukturierter Datensätze sollten geklärt sein.
Wichtig für HLTV-Mitglieder
Die Umstellung sollte möglichst ohne unnötige Zusatzkosten möglich sein. Der HLTV empfiehlt, vorhandene Softwarelösungen zuerst auf E-Rechnungsfunktionen zu prüfen und sich bei steuerlichen Einzelfragen fachlich beraten zu lassen. So lassen sich vermeidbare Investitionen und Nacharbeiten reduzieren.
Quellen: Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung; IHK Berlin zum BMF-Schreiben vom 15.10.2026.
Redaktioneller Hinweis (Stand: 23. Oktober 2026): Dieser Beitrag wurde rückblickend recherchiert und nachveröffentlicht. Das Archivdatum orientiert sich am Anlass vom 15. Oktober 2026; es ist nicht das tatsächliche Veröffentlichungsdatum.